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FAXがない場合の送受信の方法|スマホやPCで簡単にペーパーレスを実現

2022年3月18日

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文字実
この記事は、株式会社シグマデザイン社長の文字実が執筆しました。

FAXがなくても受信したり送信することはできる

ファックスが無いけれども、どうしてもFAXを受信したり送信したりしなければならないことってありますよね。

今の時代にファックスなんて持ってないよって言う人の方が多いと思うので、ファックスの送受信ができなくて困っている人も多いでしょう。

そんなにファックスなんて使わないのに、ファックス機を買うのは馬鹿らしい。

でも仕事やプライベートでどうしても使わなければならない場面があって、無ければ困るということってありますよね。

そこで、今回はファックス機がなくてもファックスを送受信することができる方法を2つご紹介します。

インターネットFAXを使う。これが一番おすすめ

今の時代、なんでも通信するのはインターネットを使ってやることが多いですよね。

中には固定電話すら持たずに携帯電話しか持っていないと言う人も多いと思います。

携帯電話といってもほとんどの人がスマートフォンなのですが、そのスマートフォンだけを使ってファックスを受信したり送信したりすることができるサービスがあります。

それがインターネットファックスと言われるものです。

インターネットファックスとは?

インターネットファックスを簡単に説明すると、電話回線ではなく、インターネット回線を通じてファックスの送受信のやりとりができるサービスです。

インターネット回線を使うファックスだからといって、電話番号がないわけではなく、ファックスを使う相手方からすれば普通に電話番号があって、 ファックス機を持っているのと全く同じような使い方ができるので、相手方からはインターネットファックスを使っているという事は分かりません

インターネットファックスは、ファックス機がなくてもEメールでファックスの送受信をすることができます。

したがってインターネットファックスを利用すれば、場所を選ばずにどこでもファックスの送受信をすることができるのです。

自宅やオフィスにいなくても、ファックスの内容を確認することができますし、外出先からスマートフォンでファックスを送受信することも簡単にできます。

また、必要な書類だけ印刷すればいいので、ペーパーレス化を実現することができ、コストを削減できます

ファックス機そのものにかかるコスト、インク代、トナー代、紙代等、従来のファックスにかかってくるあらゆるコストを削減できます。

送受信したファックスは、デジタルデータとして管理することができるため、過去のファックスデータも簡単に取り出すことができ、紛失することもありません

大量の紙を保管しておくスペースなども入らないため、非常にスマートなペーパーレスの環境を構築することができます。

これから起業して会社を立ち上げる人、独立開業して頑張ろうという人、士業として起業しようとしている人などはどうしてもファックスでやり取りすることが多くなりますのでFAXは必需品と言えます。

できるだけコストを削減し、ペーパーレスによるスマートな環境を構築するためには、従来のFAXではなく、インターネットFAXが必須のアイテムであるといえます。

このように従来のファックスと比べてたくさんのメリットがあるインターネットファックスですが、インターネットファックスのサービスを提供している会社はいくつかあります。

その中で、一番オススメなのはeFaXという会社のサービスです。

私自身がeFaxを長年使っており、本当におすすめできる理由がたくさんあるので、それを1つずつ紹介します。

2分で申し込みが完了し、すぐに使える

1番大きな理由は、2分で申し込みが完了してすぐに利用できるという点です。

ファックスを使わなければならないけれどもFAXが無い。

でも今すぐ使いたいと言う人は多いはずです。

そんな人にオススメなのがeFaxです。

eFaxは24時間いつでも申し込みすることができ、申し込みはたった2分で完了し、その後すぐにファックスを利用できます。

2分で申し込みが完了し、すぐに送受信ができますので、他社と違い開通まで待たされるということがありません。

今すぐファックスを使う必要があるという人にはおすすめのインターネットFAX会社です。

PC、スマホでどこからでも使える

eFaXは、インターネット回線を使ったファックスですので、自宅でも海外でも、世界中どこにいてもインターネットにつながる環境さえあれば、どこでもファックスの送受信をすることが可能です。

オンラインで申し込んだら、すぐにファックス番号が割り当てられます。

あとは、割り当てられたFAX番号をお客様にお知らせしたり、Webサイトに掲載するなどして宣伝し、Eメールで送受信することができます。

また、スマホの場合はアプリもありますので、アプリだけでFAXの送受信をすることも可能です。

PCよりスマホの方が使い慣れているという人にとっては、アプリで全て完結できるのはありがたいですよね。

全国の市外局番の電話番号が取れる

これがeFaxの際立った特徴なのですが、 インターネットFAXの申し込みを完了したときに割り当てられるファックスの番号が、全国の47都道府県の市外局番から選ぶことができます

実はこれが非常に大事なことで、特にビジネスをするためにインターネットファックスを利用する人にとっては、決定的なポイントになります。

私自身、インターネットFA Xを使っていて少し失敗したなと思うことがあります。

それは何かと言うと、私はの会社は京都にあるのですが、ファックス番号の割り当てを受けたのが03から始まる番号でした。

なので 固定電話の市外局番が075でファックスの市外局番が03ということになっていましたので、京都の会社なのに東京のファックス番号を使っているということで、お客様から不思議がられることが度々ありました。

ちょっとしたことなのですが、お客様からすればやはり信頼のできる会社と取引をしたいということがありますので、お客さまを混乱させるような事はできるだけ排除したほうがいいです。

したがって、固定電話の市外局番と、ファックスの市外局番は自分のビジネスの本拠地である場所と一致させておく方が望ましいです。

東京の03、大阪の06など主要な都市の市外局番はもちろんですが、それだけではなく全国の47都道府県の市外局番から選ぶことができます。

これは他のインターネットファックス会社ではできなくて、eFaxの独自の強みとなっています。

また、最近では固定電話の番号を050から始まる番号を使っている人も増えてきていますので、eFaxでは、もちろん全国共通の050の番号を利用することもできます。

圧倒的安い料金プランなので低コストで利用できる

従来のファックス機を使う場合、最初にファックス機を導入するのにかかる費用のほかに、紙代など日々のランニングコストも発生しバカにできない大きな負担となっています。

それに比べインターネットファックスの場合には、まずファックス機というものが存在しないので、何万円もするファックス機を買う費用が発生しません。

開業するためにたくさんの資金が入り用で、ビジネスを立ち上げたばかりで、できるだけ無駄なコストをかけたくない人にとっては、これは非常に大きなメリットになるでしょう。

最初の資金をできるだけ低額に抑えることで、万が一の場合のリスクを極力少なくすることができます。

そして日々のランニングコストも、全てデジタルデータでやりとりをするために、紙代やインク代などが発生せず低く抑えることができます。

これが従来のFAXと比べたインターネットファックスのメリットです。

そして数あるインターネットファックスサービスの中でも、eFaXがトータルで考えると割安で利用することができます。

インターネットファックスを利用するのにかかる費用としては、最初の登録手数料、月額の基本料、受信料、送信料が必要になります。

これらをトータルで計算して、どのサービスが1番お得なのかというのを考える必要があります。

登録手数料が無料というのを強みにしている会社でも、その後ファックスを受信したり送信したりするときに、その都度料金が発生するという料金プランになっていたりして、トータルで考えると実はそんなに安くないということがあります。

この点、eFaxは登録手数料が税込みで1,100円、月額の基本料金が税込みで1,980円、そしてこれがeFaxの特徴で大きなメリットなのですが、毎月受信するのが150ページまで、送信するのが150ページまで、それぞれ無料になっています。

送信も受信もそれぞれ150ページずつ無料の枠が与えられているので、それほど頻繁にファックス使わない人にとっては十分に無料で送受信することができます。

送受信するために1ページ10円以上の料金が発生するようなプランと比べて、安心して利用することができます。

そして、毎月150ページを超えたとしても、151ページ目以降は、1ページあたり税込みで11円で送受信することができます

この1ページあたり税込み11円と言うのは他社と比べても非常に安い価格設定となっていますので、 150ページを超えたとしてもそれほど高額の料金を請求されることを心配することなく安心して利用することができます。

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コンビニのFAXを利用する

私の個人的な意見としては、どんな人でもファックスは一応使える環境を作っておいた方が良いと思うので、インターネットファックスを利用することがオススメなのですが、ビジネスなどではなく個人的な用途としてファックスが必要になって、1回限りしかファックスを使わないという人にとってはインターネットファックスは不要でしょう。

そういう人にオススメなのはコンビニのファックスを利用することです。

コンビニにはファックスなどの複合機が必ず置いてあり、どのコンビニでもファックスを利用することができます。

1枚あたりに必要な料金は少し割高になりますが、1回限りしか使わないというのであればランニングコストを考えればコンビニでファックスを利用する方がお得になるでしょう。

まとめ

はっきり言って、いまだにファックスを使っている会社や官公庁が多いのは本当に信じられないことです。

ペーパーレスを実現することで無駄なコストをカットすることができますし、効率的に仕事をすることもできますので、なぜ早くデジタル化を進めてFAXなどの無駄なものを無くさないのか不思議で仕方がありません。

少なくとも、これからビジネスを始める人や、プライベートでどうしてもファックスを使わ無ければならない人などは、従来のファックス機を買う必要はありませんので、インターネットファックスを活用することを強くお勧めします。

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